6 erreurs de communication à éviter au bureau
Quelque soit votre métier, savoir (bien) communiquer est une compétence précieuse, en particulier si vous occupez un poste à responsabilité et que vous avez des équipes à manager. Rédaction d'un courriel, appel téléphonique, réunion entre collaborateurs, présentation... Tous les supports de communication relatifs à une entreprise sont soumis à des règles, afin que les interactions au travail se déroulent sans encombre.
Malheureusement, il nous arrive à tous de faire des erreurs, et une mauvaise communication peut parfois conduire à des quiproquos, voire parfois des sources de conflit ou de tension. L'Américaine Susan Schweitzer, experte en relations humaines au travail, a partagé quelques-uns des écueils de communication les plus courants au travail. Voici les erreurs à éviter ainsi que des astuces pour les corriger si vous les commettez.
1- Prendre la mouche suite à une critique
Votre collègue vous a interrompue en pleine réunion pour faire une remarque négative sur l'idée que vous étiez en train de suggérer ? Même si cela vous énerve, partir au quart de tour est la pire des choses que vous pourriez faire dans ce genre de situation, surtout si la critique était constructive. À la place, essayez de rester à l'écoute et montrez que vous êtes "ouverte à toute suggestion", conseille Susan Schweitzer. "N'oubliez pas de remercier les gens d'avoir pris le temps de vous écouter et de partager leurs idées avec vous", ajoute l'experte.
2- Utiliser systématiquement la fonction " répondre à tous" dans un courriel
Qui ne s'est pas fait un jour réprimandé par son/sa boss parce qu'il avait oublié de cocher la mention "répondre à tous" avant d'envoyer un courriel ? Si cette fonctionnalité se révèle très pratique pour communiquer entre collègues, attention cependant à ne pas en abuser, prévient Susan Schweitzer. "Inonder la boîte de réception de vos collaborateurs n'est pas toujours une bonne idée. Avant d'envoyer un courriel, assurez-vous que toutes les personnes en copie ont un réel intérêt à lire ce que vous vous apprêtez à leur envoyer", recommande l'experte.
3- Montrer son stress et/ou son anxiété à ses supérieurs
Si vous faites une présentation devant vos supérieurs et que vous êtes stressée à l'idée de prendre la parole devant eux, ces derniers le verront. Or, si vous regardez vos pieds, n'articulez pas suffisamment ou avez une voix tremblotante, cela leur donnera une bien piètre image de vous et il sera difficile de paraître convaincante à leurs yeux. Pour éviter ce genre de désagrément, rien ne vaut l'entraînement, assure Susan Schweitzer. Intégrez bien votre discours et les points-clés de votre argumentation (quitte à apprendre votre texte par coeur) et essayez d'anticiper les questions délicates que vos supérieurs seront susceptibles de vous poser. Vous pouvez également vous entraîner en vous plaçant devant un miroir ou en testant votre présentation sur l'un de vos proches. Le jour J, essayez le plus possible de parler d'une voix claire et intelligible et de regarder vos interlocuteurs dans les yeux.
4- Rester vague en annonçant une mauvaise nouvelle à ses employés
Quand on dirige une entreprise ou une équipe, il arrive souvent des moments délicats où l'on doit annoncer une mauvaise nouvelle : licenciement, augmentation refusée à un salarié, annulation d'un projet. Aussi délicat que soit le sujet, évitez de rester vague. Car même si cela part d'une bonne intention (celle d'épargner les membres de son équipe), cela risque de passer pour un manque de considération auprès de vos employeurs, d'autant plus qu'ils risqueront de supposer le pire, explique Susan Schweitzer. "Expliquez-leur sans détour la situation en précisant le moment exact à laquelle elle surviendra et en spécifiant clairement qui cela affectera. Enfin exposez-leur les faits qui ont conduit à cette situation", préconise l'experte.
5- Adopter un comportement passif-agressif avec un collègue difficile à gérer
Si on choisit ses amis, on ne choisit en revanche pas ses collègues de travail. Et il arrive parfois qu'on se retrouve à travailler en équipe avec un collaborateur difficile à gérer, au tempérament imprévisible, ou parce qu'il est de mauvaise foi. Quel que ce soit le problème avec ce collègue, sachez que vous ne réglerez pas grand chose en adaptant une attitude passive-agressive à son encontre. Pire : en agissant ainsi, vous risquez d'envenimer la situation. a la place, jouez franc jeu avec lui en essayant d'arrondir les angles dans un premier temps, ou (si la situation l'exige) au contraire en vous montrant ferme et en lui faisant comprendre qu'il y a certaines limites à ne pas dépasser.
6- Négociez une hausse de salaire sans avoir préparé d'argumentaire
Pour beaucoup de femmes (et d'hommes, évidemment), une augmentation de salaire ou une promotion s'obtient après une âpre négociation, au cours de laquelle elles ne sont pas toujours certaines d'arriver gagnantes. C'est pourquoi il est essentiel de bien s'y préparer, souligne Susan Schweitzer. Pour cette experte, le meilleur moyen de se heurter à un refus est de formuler des prétentions salariales que votre supérieur exigera surréalistes, compte tenu des ressources en interne ou de la grille de salaire définie par votre poste. C'est pourquoi la spécialiste recommande de bien se renseigner en amont sur ces points avant d'entamer toute procédure de négociation. Posez-vous les questions suivantes "Qu'est-ce que je vaux, compte tenu de mon expérience, de mes compétences, de mon éducation et de ma valeur potentielle pour l'entreprise ?"
