Managers : 4 conseils pour recadrer votre équipe sans la démotiver
Les 6 facteurs d'un recadrage professionnel
Il existe quelques situations qui exigent un recadrage de l'équipe tout entière, notamment lors des débriefings. Mais avant cela, il est important de s'assurer que les facteurs clés du management opérationnels sont en place. Sinon vous aurez à gérer des complexités dont vous ne sortirez pas indemne.
Chaque membre de l'équipe a-t-il :
- Une mission clairement définie à laquelle il adhère en conformité avec son contrat ?
- Un objectif quantifié et temporisé qu'il désire atteindre ? Cette mission et cet objectif sont-ils adossés à un solide plan d'actions et l'emploi du temps qui va avec ?
- Été formé aux bonnes pratiques essentielles de son poste ? Notons ici que cette formation fait partie de la phase d'intégration qui bien souvent a été faite à la va vite...
A-t-il reçu un coaching approprié qui :
- Valorise ses actions réussies (acte managériale souvent négligé) ?
- L'aide à dépasser une difficulté, non pas en lui donnant la réponse à son problème mais en appliquant le vieil adage qu'il est préférable d'apprendre à pêcher que de donner du poisson ?
Est-on par ailleurs coutumier de faire des reproches aux gens en public et de se montrer avare de compliments ? Si c'était le cas, il conviendrait d'inverser cette tendance. La règle d'or étant de féliciter en public et de "réprimander" en privé.
L'approche du recadrage en 6 points
Une fois ces précautions prises, regardons comment s'y prendre pour effectuer un recadrage de toute l'équipe.
Tout d'abord il est important, voire crucial, de baser son action sur des faits avérés.
Oubliez les reproches et considérez que le manager adroit examine les défauts de loin et les qualités de près.
L'intro :
"Il y a des jours ou les résultats sont au rendez-vous et des jours sans ! Comme aujourd'hui..."
Affichez le résultat et laissez le silence s'installer :
Laissez aussi fuser les justifications et n'entrez pas dans des discussions inutiles...
"Je comprends, les choses ne sont pas si faciles et chacun cherche à faire le mieux avec ce qu'il a n'est-ce pas ?"
Sécurisez :
"Bien sûr, ces résultats appartiennent déjà au passé et ce qui nous intéresse concerne l'avenir. Aussi ne cherchons pas de coupables mais des idées et des solutions."
Faites adhérer :
"Dans un premier temps, je propose que nous regardions les difficultés auxquelles nous avons été confrontés et dans un second temps que nous nous creusions un peu la cervelle pour voir comment on peut améliorer cela la prochaine fois. Cela vous intéresse comme démarche ?"
En général vous obtenez un bon accord de groupe !
Animez et coachez les ateliers :
- Dégagez les difficultés : mettez les gens par 2 ou par 3 et faites leur lister les difficultés rencontrées.
Puis partagez cela avec le groupe en faisant tout noter au tableau.
- Focalisez l'attention du groupe sur les solutions possibles : après avoir rassemblé et dédoublonné les difficultés rencontrées, isolez celles qui sont le plus pertinentes et faites plancher l'équipe sur les solutions...
- Sélectionnez et priorisez : il vous reste à prioriser les solutions présentées en terme de faisabilité et de "coût" : prendre toujours les plus simples et celles qui remportent le maximum d'adhésion...
Clôturez en dispatchant les tâches. Validez l'implication et les efforts fournis et assurez-vous individuellement ensuite que les choses se passent comme convenu.
La fermeté et la courtoisie font toujours bon ménage
Tant que le groupe est dans une basse condition, ne laissez rien passer et intervenez immédiatement dès l'apparition d'une dérive... Mais faites le toujours avec self-control, c'est à dire avec respect et courtoisie.
Faites preuve de courage managérial
Intervenez dès l'apparition du moindre symptôme... et restez comptable de tous accords passés lors du recadrage. Si un accord n'est pas respecté, faites en sorte de passer un nouvel accord mais celui-ci doit coûter à la personne un peu plus : signifiez le par écrit par exemple. Si cela se reproduit, faites le par écrit mais avec copie à votre supérieur... Ne laissez jamais votre parole sans effet !
Rien de pire que laisser "pourrir" une situation faute de courage pour parler avec la où les personnes concernées et d'attendre que la situation éclate comme le ferait une bombe à retardement.
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