Multitasking : 3 conseils pour gérer plusieurs choses en même temps

Multitasking : 3 conseils pour gérer plusieurs choses en même temps
Multitasking : 3 conseils pour gérer plusieurs choses en même temps
Mail, téléphone, dossiers… Au bureau, nous sommes tous contraints de gérer simultanément plusieurs activités. Combien de fois sommes-nous obligés d'interrompre une tâche pour en traiter une autre, avant de découvrir à la fin de la journée que la première nous attend sur notre bureau... ? Trois conseils pour y remédier.
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Ne pas confondre activité et production

L'activité est un mouvement inutile, ou tout au moins non optimal, et la production un mouvement utile. Ce qui les différencie est l’objectif que vous visez. Sans lui, il est impossible de reconnaître ses priorités. Si nous n’évaluons pas les niveaux d’importance, malgré une intense activité, nous rentrerons chez nous avec le sentiment de n'avoir rien produit de valorisant, ni de gratifiant.

Apprendre à s’organiser

Si vous voulez vraiment être productif et gérer plusieurs activités de front, vous ne pouvez pas faire l’économie d’une bonne organisation. Mais attention, celle-ci doit pouvoir vous permettre d’improviser de temps à autre.

S'organiser consiste à écrire son objectif :
- Listez les principales étapes
- Décomposez-les en activités
- Décomposez ensuite chaque activité en check-list de tâches.

En effet, il existe pour chaque activité une séquence logique ou optimale. On plante un clou au mur avant d'accrocher un tableau, par exemple... En faisant cela, vous pouvez considérer les ressources nécessaires. La principale étant l'estimation du temps. Les optimistes calculent trop juste et les pessimistes trop long. Si vous vous connaissez un peu, pondérez et restez réaliste.
- Placez ensuite les activités dans l'ordre le plus logique sur l'axe du temps.
- Intégrer des plages de temps réservées à l'imprévu, sans oublier de prendre en compte le cycle activité-repos.

Restez souple avec votre agenda

Vous avez désormais un plan qui répond à ces cinq questions : où, quoi, qui, comment, et quand ? Mais il est possible que vous découvriez que vous n'avez pas le temps de faire tout ce que vous aviez prévu ! Posez-vous alors la question du « pourquoi ». La réponse est forcément liée à la façon dont vous avez déterminé vos priorités.

Lorsque vous planifiez votre journée, regroupez toutes les tâches rapides, les notes, les demandes et faites cela à la suite. Puis, traitez en priorité les tâches désagréables, ainsi vous aurez l'esprit libéré plutôt que de les traîner toute la journée comme un boulet.

Avant de vous lancer dans la bataille, arrêtez-vous un instant, allez mentalement à la fin de votre journée, et visualisez-la ! Il se peut qu'un oubli apparaisse, corrigez-le tout de suite, puis continuer à remonter vers le présent et quand vous y êtes, foncez !

Prenez la première tâche inscrite dans votre liste, concentrez-vous à 100% dessus, menez-la aussi loin que possible, puis passez à la suivante. N'oubliez pas de rayer la tâche une fois celle-ci accomplie. Profitez-en pour prendre un moment de recul avant de tomber comme un faucon sur la tâche suivante.

Les premiers jours, il se peut que vous rencontriez toutes sortes de déconvenues, mais si vous persévérez, vous allez découvrir qu’en vous organisant de la sorte, vous améliorerez le contrôle de vos activités. Petit à petit, le temps lui-même vous donnera l'impression de se plier à votre volonté.

Plus de conseils et de ressources gratuites sur le blog de Marc Roussel.


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