3 conseils pour bien faire sa to-do list (et s'y tenir)
Les to-do lists sont comme les bonnes résolutions, tout le monde en a et tout le monde a du mal à les tenir. Pourquoi ? Parce que nous avons tendance à nous fixer des missions impossibles. Est-il vraiment réaliste de décider par exemple de ne plus jamais s'énerver au bureau ?
Pour les to-do lists, c'est pareil, sauf que ce ne sont pas les actions qui posent problème, c'est la quantité. Si cela fait plusieurs années que vous n'avez pas réussi à venir à bout de votre to-do list, c'est bien qu'il s'agit d'une mission impossible.
Pourtant les to-do lists ont leur utilité, mais mal gérées elles vous procureront plus de frustration que de satisfaction. Voici 3 conseils pour faire des to-do lists efficaces et réalistes.
Conseil n°1 : appliquez le principe de réalité
Il y a 2 choses à se rappeler le matin quand vous contemplez votre to-do list :
- la journée ne fait qu'un nombre fini d'heures
- l'imprévu va occuper au moins 30% de votre temps
Évaluez grossièrement le temps que nécessite chacune des actions de votre liste et comparez au temps disponible de votre journée, moins 30%. Cela vous permettra de vérifier si mathématiquement, ça rentre dans votre journée.
Si ce n'est pas le cas, examinez le degré de priorité de vos actions et choisissez celles que vous reporterez au lendemain au lieu de laisser le hasard décider pour vous.
Par défaut, on a toujours tendance à faire en premier ce qu'on sait faire ou ce qui est demandé avec le plus d'insistance. C'est ainsi que la routine et l'urgent prennent souvent le pas sur l'innovation et l'important. Par exemple, il n'est pas rare de consacrer trop de temps à peaufiner les détails de son rapport hebdomadaire et de se retrouver ensuite à bâcler le nouveau dossier qu'on doit présenter le lendemain.
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Conseil n°2 : videz votre to-do list dans votre agenda
C'est à force de se dire qu'on pourra passer un coup de fil de 2 minutes n'importe quand qu'on finit la journée sans l'avoir fait.
Plutôt que d'attendre un moment de tranquillité pour vous attaquer à votre to-do list, planifiez dans votre agenda les différentes actions à faire. Regroupez les petites actions de manière à faire des plages de 15 minutes minimum.
Affecter un moment précis à chaque action peut paraître fastidieux mais c'est très efficace.
Ça permet aussi d'arrêter de se dire en boucle "il ne faut pas que j'oublie de..." puisque rendez-vous est pris pour le faire.
Les tâches programmées dans votre agenda pourront être effacées de votre to-do list qui ne contiendra désormais plus que les tâches en attente d'affectation d'une plage de temps.
Conseil n°3 : créez la liste des choses que vous ne ferez pas
Une tâche qui revient régulièrement dans la to-do list parce que chaque fois que vous la programmez dans votre agenda vous ne la faites pas est une information à analyser de près.
C'est le signe que cette action vous pose un problème et qu'il est inutile de la garder telle quelle dans votre to-do list. Soit vous la transformez en une action qui vous motive, soit vous la déléguez, soit vous la mettez dans la liste des choses que vous ne ferez pas.
Créer cette liste vous permettra de vous alléger. Par exemple, vous pourrez jeter le volumineux classeur qui encombre votre bureau depuis 6 mois en arrêtant de vous raconter qu'un jour vous ferez un rapport de synthèse de ce bel ouvrage.
Cela vous permettra aussi de corriger les effets de votre inaction au lieu de vous bercer de l'illusion que vous allez agir. Par exemple, admettre que vous ne vous inscrirez définitivement pas à un club de gym cette année vous incitera à faire plus de marche à pied pour rester en forme ou à remonter de la cave votre vélo d'appartement.
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