Comment organiser une réunion efficace ?

Comment organiser une réunion efficace ?
Comment organiser une réunion efficace ?

Vous devez organiser une réunion avec l’ensemble de vos équipes, et c’est la première fois que vous êtes chargée d’une telle mission ? Pas de panique, la réussite de cette étape ne dépend que de vous. Pour capter l’attention de vos collègues, il vous suffit d’appliquer quelques règles toutes simples. Tour d’horizon avec Joseph Eskenazy coach et formateur en entreprise.

La préparation, indispensable

La première question à se poser est : quel est mon objectif ? Qu’est-ce que je veux obtenir ? Une meilleure performance de mes équipes, l’adhésion à des idées, des actions précises…, à vous de voir où vous voulez aller. Après avoir formulé cet objectif, déterminez un plan d’action ou ordre du jour de la réunion. Il s’agit de l’ensemble des points que vous allez traiter. Détaillez chaque message ainsi que l’enchaînement de vos idées. Pensez à l’introduction et à la conclusion. Il est préférable de préparer la réunion quelques jours auparavant puis de réviser la veille. Cela vous évitera d’être sous pression le jour J. Car si vous hésitez trop souvent, vous risquez de perdre la confiance de vos collègues.

Conduire la réunion de manière efficace

- Une introduction percutante
Courte et concise, elle annonce la ligne directrice de votre discours. Vous pouvez dérouler en introduction les messages clés de votre présentation. Dans tous les cas, votre message doit être clair et incarné. Autrement dit, dès l’introduction, vous devez faire sentir votre autorité à l’assemblée et montrer que vous êtes l’initiateur de la réunion. Pensez également à ce moment-là, à prévenir vos collègues de la durée de la réunion.
- Contenu
Vous approfondissez maintenant chaque point de votre présentation. Pour être sûre que vos collaborateurs comprennent le message, n’hésitez pas à ponctuer votre discours avec des phrases comme : « est-ce que c’est clair pour vous ? », « êtes-vous d’accord sur ce point  ? ». Reformuler ses idées permet d’impacter davantage le public. Utilisez un langage positif, simple mais clair et n’hésitez pas à accentuer certaines phrases ou mots clés en utilisant des adjectifs ou des adverbes.
- Conclusion
Elle est essentielle car elle permet de cadrer les choses et montre que vous maîtrisez votre sujet. Vous faites là une synthèse de ce qui a été dit précédemment. Avant de la démarrer, encouragez vos collègues à poser des questions. Vous devez être en mesure de répondre à toutes leurs interrogations que vous avez envisagées préalablement.

Assurer sur le fond mais aussi sur la forme

Pour convaincre vos collaborateurs, ne faîtes pas l’impasse sur la forme de votre discours. Soignez votre posture, vos gestes et votre élocution. Ne fixez pas une personne en particulier mais balayez tout le public avec votre regard. Parlez lentement et faites des pauses fréquentes pour valider vos propos auprès de ceux qui vous écoutent. Bannissez les bras croisés ou les mains derrière le dos, cette attitude traduit un manque de confiance. Au contraire les gestes participent à la communication et permettent d’insister sur une idée. Ne bougez cependant pas trop car vous risquez de dissiper l’attention. Enfin, que vous choisissiez d’être debout ou assis pendant votre discours, occupez une place centrale dans l’espace.

Le site de Joseph Eskenazy

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