Comment organiser une réunion efficace ?

Par Candice Satara-Bartko
Publié le 6 avril 2011

Vous devez organiser une réunion avec l’ensemble de vos équipes, et c’est la première fois que vous êtes chargée d’une telle mission ? Pas de panique, la réussite de cette étape ne dépend que de vous. Pour capter l’attention de vos collègues, il vous suffit d’appliquer quelques règles toutes simples. Tour d’horizon avec Joseph Eskenazy coach et formateur en entreprise.  

Comment organiser une réunion efficace ?

Comment organiser une réunion efficace ? © Stockbyte

La préparation, indispensable

La première question à se poser est : quel est mon objectif ? Qu’est-ce que je veux obtenir ? Une meilleure performance de mes équipes, l’adhésion à des idées, des actions précises…, à vous de voir où vous voulez aller. Après avoir formulé cet objectif, déterminez un plan d’action ou ordre du jour de la réunion. Il s’agit de l’ensemble des points que vous allez traiter. Détaillez chaque message ainsi que l’enchaînement de vos idées. Pensez à l’introduction et à la conclusion. Il est préférable de préparer la réunion quelques jours auparavant puis de réviser la veille. Cela vous évitera d’être sous pression le jour J. Car si vous hésitez trop souvent, vous risquez de perdre la confiance de vos collègues.

Conduire la réunion de manière efficace

- Une introduction percutante
Courte et concise, elle annonce la ligne directrice de votre discours. Vous pouvez dérouler en introduction les messages clés de votre présentation. Dans tous les cas, votre message doit être clair et incarné. Autrement dit, dès l’introduction, vous devez faire sentir votre autorité à l’assemblée et montrer que vous êtes l’initiateur de la réunion. Pensez également à ce moment-là, à prévenir vos collègues de la durée de la réunion.
- Contenu
Vous approfondissez maintenant chaque point de votre présentation. Pour être sûre que vos collaborateurs comprennent le message, n’hésitez pas à ponctuer votre discours avec des phrases comme : « est-ce que c’est clair pour vous ? », « êtes-vous d’accord sur ce point  ? ». Reformuler ses idées permet d’impacter davantage le public. Utilisez un langage positif, simple mais clair et n’hésitez pas à accentuer certaines phrases ou mots clés en utilisant des adjectifs ou des adverbes.
- Conclusion
Elle est essentielle car elle permet de cadrer les choses et montre que vous maîtrisez votre sujet. Vous faites là une synthèse de ce qui a été dit précédemment. Avant de la démarrer, encouragez vos collègues à poser des questions. Vous devez être en mesure de répondre à toutes leurs interrogations que vous avez envisagées préalablement.

 

Assurer sur le fond mais aussi sur la forme

Pour convaincre vos collaborateurs, ne faîtes pas l’impasse sur la forme de votre discours. Soignez votre posture, vos gestes et votre élocution. Ne fixez pas une personne en particulier mais balayez tout le public avec votre regard. Parlez lentement et faites des pauses fréquentes pour valider vos propos auprès de ceux qui vous écoutent. Bannissez les bras croisés ou les mains derrière le dos, cette attitude traduit un manque de confiance. Au contraire les gestes participent à la communication et permettent d’insister sur une idée. Ne bougez cependant pas trop car vous risquez de dissiper l’attention. Enfin, que vous choisissiez d’être debout ou assis pendant votre discours, occupez une place centrale dans l’espace.

Le site de Joseph Eskenazy

 

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11 commentaires

country33 - 18/04/11 07:13
Pas toujours facile de capter l'attention de l'auditoire, alors vaut mieux bien préparer son discour à l'avance pour ça.
country33 - 18/04/11 07:13
Pas toujours facile de capter l'attention de l'auditoire, alors vaut mieux bien préparer son discour à l'avance pour ça.
Julien - 13/05/11 17:45
La préparation est indispensable pour une réunion efficace. À part du contenu, je pense que le regard et les gestes de communication jouent aussi un rôle très important. Perso, à chaque réunion, le fait de bouger mes mains m’aident à être moins tendu et avoir plus de confiance en moi. Or, que proposez-vous comme conseils afin de capter l’attention des participants ? Merci.
omaha - 16/01/12 18:39
je pense qu'il vaut mieux la faire le matin, les personnes sont plus fraiches et plus attentifs
country33 - 17/01/12 19:20
Les personnes sont plus attentives certes mais est ce que les patrons comme parfois les collègues aussi n'essayent pas de déstabiliser les "futurs" employés pour voir nos réactions.
Fleurdesmontagn - 13/07/12 11:08
Il faut surtout garder son calme! Tout se passera bien! C'est la panique qui est à l'origine de l'échec!.
fleurs06 - 19/07/12 21:40
Et bien, personnellement, je pense qu'ils faut être souriant en premier lieu, mais bon des fois ce n'est pas simple de capter l'attention de tout le monde !
samiaV - 03/08/12 10:53
Merci pour cet article très intéressant ! Pour ma part, j'utilise mon iPad ( je suis beaucoup en déplacement)pour organiser mes réunions, déléguer les tâches aux participants et bien-sur envoyer mon compte rendu. Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy ». C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu se fait automatiquement grâce à la prise de notes et on peut l'envoyer par à tous les participants avec une mise en forme professionnelle. Le gain de temps est considérable Je recommande Beesy à tous ceux qui organise ou participe souvent à des réunions de travail. http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/ Samia
country33 - 15/10/12 06:05
J'ai organisé des réunions de vente pendant longtemps avec présentation de sproduits pour des commerciaux ce n'est pas une mince affaire il faut bien calculer avant tout pour ne pas se tromper.
nadoudu31 - 21/03/13 07:26
Si vous vous vraiment vous préparer à réaliser de bonne formation je vous conseille la formation suivante http://www.mediasenso.com/TRAINING/commentfaireunebonneformation.html
nadoudu31 - 21/03/13 07:29
Désolés les filles mais faites copier coller car l'activation des liens de marche pas

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