Envoyer un mail : quelles sont les erreurs à éviter ?

Envoyer un mail : quelles sont les erreurs à éviter ?
Envoyer un mail : quelles sont les erreurs à éviter ?

Le savoir-vivre électronique ne bannit pas seulement le lol et le langage SMS. Au regard de la loi un email peut coûter cher et faire office de preuve devant un tribunal. Un transfert, un mail groupé ou un communiqué ne s’envoient pas à la légère. Voici les erreurs à ne pas commettre dans vos mails pros, et perso !

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Erreur n°1 : Raconter sa vie

A force d'accuser les clauses de confidentialité des réseaux sociaux, on oublie que notre vie privée peut être menacée aussi sur notre boîte mail. Même si la confidentialité du courrier est garantie par le prestataire de la messagerie ou le fournisseur d’accès, on ne sait pas où peut finir un email envoyé innocemment. Quel usage le destinataire va-t-il en faire ? Pourrait-il l’utiliser contre vous, le transférer ou l’imprimer pour une tierce personne ? Des questions à se poser dans le cadre professionnel, ou conjugal…

Erreur n°2 : Vider son sac

L’email a le même statut juridique qu’une lettre manuscrite : même s’il s’agit de correspondance privée, devant la justice il a valeur de preuve. Il peut donc être qualifié comme une infraction s’il contient des propos diffamatoires, s’il dénigre quelqu’un ou incite à la haine raciale. Mieux vaut ne pas inclure dans une correspondance de propos qui mettent en cause une personne ou portent atteinte à sa vie privée, et mieux vaut être tout à fait sûr de la confiance accordée au destinataire.

Erreur n°3 : Fouiller dans la boîte mail de la voisine

Si un email peut servir de preuve devant un tribunal, la façon dont il a été obtenu entre aussi en ligne de compte devant Monsieur le Juge. A –t-il été obtenu légalement ? De même qu’on n’a pas le droit de subtiliser une lettre dans une boîte aux lettres, de l’ouvrir ou de la faire disparaître, personne n’a le droit de fouiller votre boîte mail, de transférer l’un des courriers ou de le supprimer.

Erreur n°4 : Envoyer ou transférer une chaîne

Qu’elles fassent appel à votre bon cœur pour sauver un enfant malade ou vous culpabilise si vous ne faites pas passer la déclaration d’amitié à vos 20 contacts préférés, les chaînes de mails peuvent être dangereuses. Il n’est pas interdit de créer un message pour plusieurs personnes en invitant les destinataires à le faire suivre, mais le message ne doit pas contenir d’infraction à la loi.
Or, certaines chaînes peuvent contenir des éléments diffamatoires ou inciter à la haine raciale, ou relever simplement de l’escroquerie. On distingue d’ailleurs aujourd’hui les SPAM (publicités non sollicitées), des SCAM, qui désignent les emails incitant à participer à une arnaque – demande d’argent, loteries douteuses, etc. Dans ce cas non seulement la personne qui est à l’origine de la chaîne, mais aussi celles qui font suivre le mail, se retrouvent impliquées dans l’escroquerie.

Erreur n°5 : Abuser du champ « CC »

Le terme « CC » ne signifie pas copie cachée, mais « copie carbone » (un vieux souvenir de l’ère papier…). Quand on ajoute une adresse dans le champ « CC », tous les destinataires du message y ont accès, et tous se retrouvent associés au contenu de l’email. Des personnes peuvent ne pas souhaiter être impliquées dans le message, et vouloir préserver la confidentialité de leur adresse électronique. La copie carbone doit donc être réservée aux envois s’adressant à un groupe où les destinataires se connaissent et acceptent l’échange groupé.

Il faut donc préférer le champ « CCI » (pour « copie carbone invisible » : les adresses saisies dans ce champ ne sont pas visibles des autres destinataires) lorsqu’on effectue un envoi groupé à plusieurs personnes qui ne se connaissent pas et dont la confidentialité doit être préservée. Néanmoins le fait d’ajouter un ou des destinataires en copie cachée (CCI) peut porter atteinte à la confidentialité de l’échange ou à la vie privée des membres de la correspondance. Le champ CCI n’est pas non plus censé être utilisé pour avancer masqué et tromper les autres destinataires…

Pour info : En Espagne, le mauvais usage des champs « CC » ou « CCI » peut constituer une infraction. L'Agence espagnole de protection des données (AGPD) reçoit régulièrement des plaintes au sujet de courriers électroniques omettant de cacher les destinataires. En France, on n’a pas le droit de divulguer les coordonnées d’une personne sans son consentement, par respect du « droit à la tranquillité des personnes ».

Erreur n°6 : « Forwarder » sans regarder

Quel que ce soit le cas de figure, il y a toujours un risque supplémentaire quand on élargit le périmètre de diffusion d’un message, surtout s’il comporte des propos diffamatoires, secrets ou insultants pour une tierce personne. En général, il faut être prudent lorsqu’on choisit de « Répondre à tous » ou de transférer (FWD) un message : penser à faire disparaître les adresses reprises dans les en-têtes, et plus largement, purger le message de tout ce qui n’est pas utile aux destinataires suivants.

Erreur n°7 : Mélanger le pro et le perso

Même si la plupart des chartes d’entreprise admettent que l’employé utilise sa boîte professionnelle pour un usage personnel modéré (et parfois à condition d’inscrire « PRIVE » dans l’objet des mails concernés), il vaut mieux conserver une web messagerie à part (type gmail, yahoo ou hotmail) pour réserver ses places de cinéma ou préparer ses week-ends entre copains. En effet, on ne sait jamais jusqu’où peut aller la tolérance de notre employeur s’il est amené à consulter notre boîte.

D’ailleurs l’employeur n’a pas le droit d’interdire à ses employés l’utilisation d’une messagerie externe personnelle pour régler certains détails de sa vie privée durant ses heures de travail, à condition qu’il n’en fasse pas un usage abusif. S’il s’aperçoit que l’employé s’y connecte toutes les 10 minutes (pratique facilement identifiable via les serveurs des entreprises), il pourrait se poser des questions sur sa productivité. Mais il ne pourra accéder au contenu de cette messagerie qu’avec l’accord d’un juge.

Sur la messagerie d’entreprise –considérée comme un outil de travail- le Boss n’a pas tous les droits non plus. Il ne peut pas y accéder sans le consentement de son propriétaire (d’où le mot de passe attribué à chaque employé). Le salarié est alors censé faire preuve de loyauté et accepter d’ouvrir la boîte de Pandore, néanmoins il n’est pas obligé de dévoiler les messages à caractère privé.

Erreur n°8 : La pièce jointe trop lourde

En envoyant vos 5 photos en haute définition ou votre mémo de 300 pages, vous risquez de bloquer la boîte mail de votre destinataire et de vous le mettre à dos. Il vaut mieux tronquer par plusieurs envois ou choisir un moyen externe (type Yousendit). Envoyer une pièce jointe n’est pas non plus sans risque : l’utilisateur est censé s’assurer qu’il ne répand pas un virus ou un contenu illicite sur la Toile.

Remerciements à Maître Laurent Caron, avocat au barreau de Paris et membre de l’association Signal Spam.

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