Déplacement professionnel : comment faire une note de frais ?

Publié le Jeudi 09 Janvier 2014

Restaurants, taxis, hôtels... Dans quels cas peut-on se faire rembourser une dépense professionnelle et comment établir une note de frais pour être sûr d'être indemnisé ? La réponse en quatre points.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

C’est une note qui permet à tout salarié de se faire rembourser un certain nombre de frais professionnels : restos, taxis, hôtels… Il n’existe pas de liste officielle des dépenses, mais pour que cette note soit valable, l’employé doit se plier à un certain nombre de règles : il doit justifier que ces achats ont bien été faits dans l’intérêt de l’entreprise, qu’ils sont proportionnés à la tâche accomplie. Enfin, chaque note doit être accompagnée d’une facture. L’employeur peut même fixer à l’avance, s’il le souhaite, un plafond pour chaque type de frais, qu’il peut inscrire dans le contrat de travail ou signer dans un accord d’entreprise avec les représentants du personnel.

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Comment faire une note de frais ?

Restaurant, hébergement, indemnités kilométriques : pour certaines dépenses, il faut maîtriser quelques subtilités avant d’établir une note de frais.

- Restaurant : en plus d’une facture de votre repas sur laquelle figureront la date et le montant de la dépense, il faudra indiquer sur votre note de frais : le motif de l’invitation, le nom et la qualité des invités.
- Hébergement : ces frais seront remboursables uniquement dans deux cas : si le salarié ne peut regagner son domicile à cause d’un éloignement de 50 kilomètres minimum de son domicile ou si celui-ci est trop faiblement desservi par les transports en commun (1h30 de trajet minimum).
- Indemnités kilométriques : dès lors qu’un salarié utilise son propre véhicule dans le cadre du travail, il peut prétendre à une gratification qui doit couvrir les frais de carburant, d’entretien du véhicule, de dépréciation et d’assurance. La note doit préciser : le motif du déplacement, le lieu de la mission, le nombre de kilomètres effectués et la puissance fiscale du véhicule (justifiée avec la carte grise).

Remboursement au forfait ou en frais réels ?

L’entreprise peut aussi choisir de rembourser les notes, soit en frais réels soit au forfait.
Dans le premier cas, le salarié est remboursé au coup par coup de l’intégralité des frais supportés, sauf exception : un déménagement, le télétravail… ne pourront pas être defrayés selon l’engagement réel.

Dans le deuxième cas, l’employeur décide d’une indemnisation forfaitaire des frais professionnels fixée à l’avance et identique pour tous. Le salarié bénéficie donc de sa gratification sans avoir à fournir de justificatifs à son employeur. En revanche, cette indemnisation ne peut correspondre qu’aux dépenses de nourriture, de logement, de déplacement et d’indemnités kilométriques.

Que faire en cas de non remboursement ?

Un salarié qui ne serait pas remboursé de ses frais professionnels alors que ceux-ci sont parfaitement justifiés, peut saisir le Conseil des prud'hommes : il peut exiger le remboursement de ces frais ainsi qu'une indemnité pour licenciement sans cause réelle et sérieuse.