L'astuce imparable pour être sûr d'obtenir une réponse à un e-mail

Ouvrir notre boîte e-mail est généralement le premier réflexe que nous avons en arrivant au bureau le matin et la dernière chose que nous faisons avant de partir le soir. Que vous écriviez à vos collègues de travail, à votre boss ou à une entreprise en vue de décrocher un job, il y a un art et une manière de faire pour inciter une personne à vous répondre.

Le site américain Boomerang, spécialisé dans le service d'ordonnancement de courriels, a analysé plus de 5,3 millions d'e-mails envoyés, afin de déterminer les éléments qui motivent les gens à répondre. Voici les 4 critères qui ont suscité le plus de réponses.

Quand vous rédigez un e-mail, essayez de gardez en tête la fameuse règle grammaticale que l'on vous a appris à l'école primaire pour construire une phrase : sujet-verbe-complément. Les emails composés de mots courts et de phrases courtes sont en effet ceux qui obtiennent le plus de réponses.

Si vous décidez d'envoyer une candidature spontanée à l'entreprise de vos rêves, vous allez forcément devoir vous user un peu de flatterie. Mais faites tout de même attention à ne pas vous montrer trop dithyrambique. Évitez par exemple d'employer des verbes type "aimer" ou "adorer" ou des adjectifs comme "génial" ou "fabuleux". Bannissez également les points d'exclamation. En d'autres termes, n'en faites pas trop.

Pour manifester votre intérêt envers l'entreprise, essayez plutôt une phrase de ce genre : "Les activités et les objectifs de votre société semblent être en totale adéquation avec mes propres valeurs". Simple, mais efficace.

Mettez-vous à la place de la personne qui va lire votre e-mail. Si elle tombe sur votre courriel en fin de journée, il y a fort à parier qu'elle en aura déjà lu une cinquantaine avant. Donc, si vous lui envoyez un essai en guise de candidature, votre interlocuteur sera sans doute complètement découragé et il risque fort de le balancer direct à la corbeille, sans même se donner la peine de le lire. Essayez donc de faire le plus court possible.

Pas la peine de lui faire un résumé exhaustif de vos compétences professionnelles, puisque vous lui avez déjà adressé votre CV en pièce jointe. Idem pour vos motivations : limitez-vous à un paragraphe. D'après le site Boomerang, la moitié des destinataires répond à un email lorsque sa longueur est comprise entre 50 et 125 mots. Même chose pour les objets d'email : trois ou quatre mots suffisent amplement. Au-delà, votre destinataire risque de ne pas ouvrir son mail.

L'étude de Boomerang a également révélé que les e-mails contenant des questions obtiennent près de 50 % plus de réponses que ceux qui n'en ont pas. Ce qui somme toute est plutôt logique, puisqu'en posant une question, vous invitez d'emblée la personne à qui vous vous adressez à vous fournir une réponse.

En résumé, faites court, faites simple et n'ayez pas peur d'encourager la discussion.