Conseils emploi : comment préparer, animer et suivre une réunion ?

Il existe mille et une sortes de réunions car il n’y a pas d’autres limites que les situations que l’Homme est capable de créer. Il n’y a pas non plus de « bon style » de comportement : il dépend de la situation à traiter ! Alors, pour dresser sa check-list personnalisée, l’idée est de croiser les cycles d’actions dans lesquels la réunion s’inscrit (idéalement la préparation, l’animation et le suivi) avec les 3 principaux facteurs entrant en ligne de compte à savoir l’animateur, les participants et le contenu. Ainsi vous contrôlez mieux vos réunions en fonction de leurs particularités, même si un certain nombre de règles générales peuvent vous aider.

Préparer ses réunions

-    Délimiter le périmètre, l’enjeu et la forme
-    Impliquer les leaders en les consultants
-    Formaliser les objectifs
-    Définir le contenu et réaliser les supports
-    Penser à la logistique
-    Se préparer psychologiquement

Animer une réunion

1.    Cadrer la réunion en fonction du contexte positif ou négatif (Attention un groupe amplifie les situations. Donc gérer le positif en groupe et le négatif en particulier)
-    Assigner les rôles clés (gardien du temps, logistique, secrétaire, etc..)
-    S’entendre sur les objectifs, le processus et les enjeux
-    Instaurer les règles de courtoisie et de respect mutuel

2.    Techniques d’animation
-    Préparez vos questions clés (attention au piège des questions fermées…)
-    Faites participer (tour de table, brainstorming )
-    Répondre, différer ou faire répondre par un autre aux questions posées

3.    Maîtriser le processus de résolution de problème en groupe
-    Reconnaître l’existence d’un problème
-   Comprendre le problème en termes d’effets et de conséquences mais aussi en termes de cause et de déclencheur
-    Prendre responsabilité pour ledit problème
-    Trouver une solution
-    Plan d’actions
-    Validation et mise en œuvre

4.    Maîtriser le processus de créativité en groupe
-    Imaginer la scène idéale
-    Confronter la scène actuelle
-    Identifier les manques
-    Explorer les possibilités connues
-    Inventer de nouvelles possibilités
-    Tester
-    Extrapoler en fonction des résultats

5.    Formaliser les résultats d’une réunion
-    Les décisions (quoi, pour quand)
-    Les responsabilités (qui est le responsable)
-    L’engagement (chacun signe la feuille de synthèse)

Remarque
Le compte-rendu ne doit contenir que les décisions prises lors de la réunion. A la fin, celui qui coiffe la casquette de secrétaire lit les décisions entérinées pendant la réunion, obtient que chacun signe la feuille de décision et après en avoir fait une photocopie, remet à chaque participant son exemplaire.

Si une deuxième réunion est nécessaire, ce compte-rendu devrait constituer l’ordre du jour de base.

Marc Roussel est formateur coach. Dernier ouvrage paru : « Le manager éthique », Ed. Lulu.

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