3 conseils pour rédiger un message d’absence du bureau efficace
Le message d'absence est très lu
Le message d'absence est une réponse à un mail qui NOUS est adressé et qui attend donc une réponse. « Ce texte a deux vertus qui doivent être utilisées, insiste Benoît Hyronde, directeur du service client de Dolist, une société spécialiste de l'e-mail marketing : il permet de créer une relation empathique, de faire sourire ou de créer un effet de surprise, à condition bien sûr d'avoir un message réellement décalé ! Mais il peut permettre aussi de pousser des produits, des campagnes, simplement grâce à un message du type : « En mon absence, n'hésitez pas à consulter notre nouvelle offre, nous pourrons en parler à mon retour ;-) ». Un texte qui, en période de vacances, aura d'autant plus de chances d'être lu…
Évitez les erreurs « classiques » du message d'absence
« Des messages d'absence qui ne sont pas à jour (dates de congés, de retour erronées), des messages trop décalés, un ton non professionnel, l'oubli de solutions alternatives (telles que « en mon absence, vous pouvez joindre xxx pour une question d'ordre technique ou xxx pour une question d'ordre commercial…) sont les erreurs que l'on trouve le plus souvent », note Benoît Hyronde. Et elles peuvent être préjudiciables ! N'hésitez donc pas à personnaliser votre mail à chaque départ en vacances avec par exemple des liens, des visuels, des vidéos pour le rendre plus dynamique, mais attention, précise le spécialiste, ceux-ci ne devront pas être mis directement dans le corps du texte.
La signature de l'email est un outil marketing important
« Notre signature est une véritable campagne marketing ! », insiste Capucine Roche, chef de projets marketing chez Mailinblack, une société qui propose des solutions pour améliorer la performance des échanges numériques. On oublie donc les lolcats, la page Facebook perso et le lien vers notre club de foot préféré (si, si, il paraît que certains le font) en dessous de nos coordonnées, pour plutôt mettre en avant la dernière étude réalisée par la société ou son livre blanc. « L'idéal est de fonctionner par campagne, en changeant régulièrement les informations thématiques affichées dans notre signature mail, mais aussi en ciblant notre auditoire et en adaptant les données mises en avant en fonction de celui-ci. »
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