Comment faire un message d'absence Outlook ?

Comment faire un message d'absence Outlook ?
Comment faire un message d'absence Outlook ?
Comment prévenir ses collaborateurs de son absence lorsque l'on s'apprête à partir en congés ? Plutôt que d'adresser un mail groupé à l'ensemble de ses collègues de travail, il existe une fonctionnalité simple et particulièrement utile à activer dans la messagerie Outlook. Celle-ci vous permettra d'adresser automatiquement un message d'absence à vos correspondants.
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Le message d'absence avec la version Outlook de 2003

Allez dans le menu « Outils » et cliquez sur « Gestionnaire d'absence du bureau ».

Une fois dans la boîte de dialogue du « Gestion d'absence du bureau », cliquez sur l'option : « Je suis actuellement absent(e) du bureau ».

Dans la zone « Texte de la réponse automatique envoyée une seule fois à chaque expéditeur », tapez le message que vous souhaitez envoyer pendant votre absence du bureau, puis validez en cliquant sur « OK ».

Le Gestionnaire d'absence du bureau s'exécute jusqu'à ce que vous répétiez la 1ère étape et sélectionniez l'option « Je suis actuellement absent(e) du bureau ».

Le message d'absence avec la version Outlook de 2007

Allez dans le menu « Outils » puis, cliquez sur « Gestionnaire d'absence du bureau ».
Activez ensuite la case à cocher : « Envoyer des réponses automatiques d'absence du bureau ».

Si vous souhaitez spécifier une plage d'heures et de dates, activez la case à cocher « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps », et renseignez ensuite l'heure de début et l'heure de fin.

Dans l'onglet « Au sein de mon organisation », tapez le message à envoyer à vos collègues de travail et dans l'onglet « En dehors de mon organisation », tapez le message à envoyer à vos collaborateurs extérieurs à l'entreprise. Validez le tout en cliquant sur « OK ».

Si vous n'avez pas sélectionné l'option « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps », il vous faudra songer, lors de votre retour de congés, à sélectionner l'option « Ne pas envoyer de réponse automatique d'absence de bureau », au risque que vos collègues continuent de recevoir vos messages d'absence.


Le message d'absence avec les versions récentes d'Outlook : 2010 et 2013

Assurez-vous qu'un dossier est sélectionné dans la banque de messages du compte Exchange.

Attention toutefois : si d'autres types de comptes sont configurés dans le profil Outlook actif, il se peut que chaque compte dispose de sa propre banque de messages.

Cliquez sur l'onglet « Fichier», puis sur l'onglet « Infos » qui se trouve dans le menu. Cliquez ensuite sur l'option « Réponses automatiques » (absence du bureau).

Une fois dans la boîte de dialogue « Réponses automatiques », cochez la case « Envoyer des réponses automatiques ».

Si vous souhaitez spécifier une plage d'heures et de dates, cocher la case « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps ». Renseignez ensuite l'heure de début et l'heure de fin.

Dans l'onglet « Au sein de mon organisation », tapez le message à envoyer à vos collègues de travail et dans l'onglet « En dehors de mon organisation », tapez le message à envoyer à vos collaborateurs extérieurs à l'entreprise. Validez le tout en cliquant sur « OK ».

Si vous n'avez pas sélectionné l'option « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps », il vous faudra songer, lors de votre retour de congés, à sélectionner l'option « Ne pas envoyer de réponse automatique d'absence de bureau », au risque que vos collègues continuent de recevoir vos messages d'absence.


Andréa Etondè

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