Comment faire un message d'absence Outlook ?

Comment faire un message d'absence Outlook ?
Comment faire un message d'absence Outlook ?
Comment prévenir ses collaborateurs de son absence lorsque l'on s'apprête à partir en congés ? Plutôt que d'adresser un mail groupé à l'ensemble de ses collègues de travail, il existe une fonctionnalité simple et particulièrement utile à activer dans la messagerie Outlook. Celle-ci vous permettra d'adresser automatiquement un message d'absence à vos correspondants.
A lire aussi
PMA, congélation des ovocytes... Willy Pasini décrypte les nouveaux moyens de faire un bébé
News essentielles
PMA, congélation des ovocytes... Willy Pasini décrypte...

Le message d'absence avec la version Outlook de 2003

Allez dans le menu « Outils » et cliquez sur « Gestionnaire d'absence du bureau ».

Une fois dans la boîte de dialogue du « Gestion d'absence du bureau », cliquez sur l'option : « Je suis actuellement absent(e) du bureau ».

Dans la zone « Texte de la réponse automatique envoyée une seule fois à chaque expéditeur », tapez le message que vous souhaitez envoyer pendant votre absence du bureau, puis validez en cliquant sur « OK ».

Le Gestionnaire d'absence du bureau s'exécute jusqu'à ce que vous répétiez la 1ère étape et sélectionniez l'option « Je suis actuellement absent(e) du bureau ».

Le message d'absence avec la version Outlook de 2007

Allez dans le menu « Outils » puis, cliquez sur « Gestionnaire d'absence du bureau ».
Activez ensuite la case à cocher : « Envoyer des réponses automatiques d'absence du bureau ».

Si vous souhaitez spécifier une plage d'heures et de dates, activez la case à cocher « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps », et renseignez ensuite l'heure de début et l'heure de fin.

Dans l'onglet « Au sein de mon organisation », tapez le message à envoyer à vos collègues de travail et dans l'onglet « En dehors de mon organisation », tapez le message à envoyer à vos collaborateurs extérieurs à l'entreprise. Validez le tout en cliquant sur « OK ».

Si vous n'avez pas sélectionné l'option « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps », il vous faudra songer, lors de votre retour de congés, à sélectionner l'option « Ne pas envoyer de réponse automatique d'absence de bureau », au risque que vos collègues continuent de recevoir vos messages d'absence.


Le message d'absence avec les versions récentes d'Outlook : 2010 et 2013

Assurez-vous qu'un dossier est sélectionné dans la banque de messages du compte Exchange.

Attention toutefois : si d'autres types de comptes sont configurés dans le profil Outlook actif, il se peut que chaque compte dispose de sa propre banque de messages.

Cliquez sur l'onglet « Fichier», puis sur l'onglet « Infos » qui se trouve dans le menu. Cliquez ensuite sur l'option « Réponses automatiques » (absence du bureau).

Une fois dans la boîte de dialogue « Réponses automatiques », cochez la case « Envoyer des réponses automatiques ».

Si vous souhaitez spécifier une plage d'heures et de dates, cocher la case « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps ». Renseignez ensuite l'heure de début et l'heure de fin.

Dans l'onglet « Au sein de mon organisation », tapez le message à envoyer à vos collègues de travail et dans l'onglet « En dehors de mon organisation », tapez le message à envoyer à vos collaborateurs extérieurs à l'entreprise. Validez le tout en cliquant sur « OK ».

Si vous n'avez pas sélectionné l'option « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps », il vous faudra songer, lors de votre retour de congés, à sélectionner l'option « Ne pas envoyer de réponse automatique d'absence de bureau », au risque que vos collègues continuent de recevoir vos messages d'absence.


Andréa Etondè

VOIR AUSSI

Emploi : comment rédiger le mail accompagnant le CV ?
Top 7 des mails de bureau à éviter

Quelles formules de politesse utiliser dans un e-mail ?

Plus d'actu sur : Update : bien utiliser les outils du web dans votre vie pro

7 conseils pour trouver un job via les réseaux sociaux
Comment optimiser votre utilisation de Viadeo ?
Comment utiliser Twitter dans le cadre professionnel : 3 conseils d'expert