"Vous avez un nouvel email". Au bureau, le nombre d'emails reçus en l'espace d'une seule journée peut parfois, selon le poste que vous occupez, atteindre une quantité phénoménale. Mais quelle satisfaction quand, à la fin de la journée, le compteur de votre boîte mail s'affiche à zéro !
Bien souvent, la capacité d'un employé à consulter ses mails et à les traiter dans les plus brefs délais est également très bien perçu par ses supérieur.es hiérarchiques. Mais au bout du compte, est-ce réellement un gage d'efficacité professionnelle ou une simple perte de temps ?
Si certaines professions exigent de répondre en temps et en heure à chaque mail reçu- par exemple quand une fonction implique un contact direct avec la clientèle- le fait de trier méticuleusement tous ses mails en créant des sous-dossiers ne serait pas si utile, considère Dan Ariely, professeur de psychologie et d'économie comportementale.
Selon l'expert, consacrer du temps à traiter ses mails altère la concentration, et représente un volume de temps non négligeable : "Tout comme la rédaction de listes de tâches méticuleuses, le tri et la suppression obsessionnelle des courriels est une 'procrastination structurée', explique-t-il au site Quartz.
Décider purement et simplement de ne plus répondre à certains emails s'avère toutefois un peu délicat, voire impossible. En effet, vous risquez de manquer de professionnalisme si les messages que vous envoient vos différents interlocuteurs nécessitant un retour de votre part restent lettre morte. Mais avec un peu d'organisation, on peut traiter ses mails de manière beaucoup moins chronophage et donc bien plus efficace, assure Dan Ariely.
Ce dernier suggère par exemple de mettre en place un système de réponse automatique, dans laquelle tous les expéditeurs recevront un maximum d'informations, afin d'anticiper les demandes de la personne qui envoie son message. Ce cas de figure fonctionne particulièrement bien avec toutes les sites e-commerces ou magasins qui peuvent indiquer dans la réponse automatique ses horaires d'ouverture, le nombre de produits disponibles à la vente etc..
Si votre secteur d'activité ne vous permet pas d'adopter cette astuce, le mieux reste d'établir un délai précis dans lequel vous déciderez de répondre à votre expéditeur, afin de ne pas vous laisser distraire et de ne vous interrompre dans la tâche que vous êtes en train d'accomplir. "Très très peu de gens disent 'laissez tout tomber et répondez-moi maintenant", souligne Dan Ariely. Sauf en cas d'urgence, vous pouvez donc en principe facilement appliquer ce conseil, et ce quelque soit votre profession.
Si l'on se fie à l'avis de cet expert, on peut donc en conclure qu'arrêter de nettoyer sa boîte mail à longueur de journée de manière obsessionnelle apporte un gain de temps considérable et permet donc d'accroître sa productivité. Quant aux mails "inutiles", Dan Ariely suggère tout simplement de ne pas y prêter attention.
Une perspective séduisante qui a le mérite de nous faire déculpabiliser mais qui omet toutefois l'impact environnemental. En effet, stocker des mails représente une dépense énergétique très importante. Donc, si vous pouvez trouver quelques minutes dans la journée (le soir juste avant de quitter le bureau par exemple) pour supprimer directement tous les mails que vous n'avez pas besoin de lire, et ainsi adopter une attitude écolo quand vous êtes au bureau, c'est mieux.
