Voici pourquoi il faut organiser des réunions de 30 minutes maximum
Une heure et dix-neuf minutes. C'est le temps moyen que dure une réunion en France. Beaucoup trop long pour qu'elle soit efficace, si l'on en croit bon nombre d'experts qui se sont penchés sur le mal qui plombe la productivité des entreprises françaises : la réunionite aiguë.
Selon un sondage Ifop paru en mars 2015, les sociétés françaises perdraient entre 8 et 17 jours de travail par cadre et par an. Les cadres français passeraient eux en moyenne 23 jours par an en moyenne en réunion, ce chiffre s'élevant pour certains managers à 45 jours. Le site Wisembly a lui estimé qu'en 2015, 600 000 réunions étaient organisées chaque jour en France.
Autant dire que mis bout à bout, ces chiffres laissent entrevoir l'ampleur du temps perdu chaque année pour les salariés français coincés dans des réunions qui auraient gagné en efficacité si elles étaient plus courtes. Ifop a en effet établi qu'en moyenne, les cadres décrochent de ce qu'est en train de dire leur interlocuteur au bout de ... 52 minutes.
Les réunions les plus courtes sont les plus productives
Tâcher de boucler sa réu' en 30 minutes chrono, c'est donc avoir la certitude que l'ensemble des participants restent alertes et intéressés par ce qui se dit et ce qui est décidé. Peu de risque de les voir plongés dans leur téléphone pour jouer à Candy Crush ou bailler à s'en décrocher la mâchoire.
Si vous souhaitez organiser une réunion de courte durée et efficace, il est important de fixer un ordre du jour et de vous y tenir. Ainsi, pas de risque que le but de la réunion ne dévie. Préparez bien en amont ce que vous comptez dire et définissez les objectifs à tenir, puis adressez avant la réunion les documents afin d'optimiser leur présence.
Il est aussi important de sélectionner méticuleusement vos collègues conviés à la réunion. Posez-vous la question : leur présence est-elle indispensable et l'objet de la réunion les concerne-t-il directement dans leur travail ? Si ce n'est pas le cas, peut-être que les ajouter dans la boucle lorsque vous enverrez votre compte-rendu de réunion s'avérera suffisant.
Pour éviter d'organiser des réunions chronophages, pensez aussi à commencer vos réunions à l'heure indiquée et, si vous sentez qu'elle est partie pour s'éterniser, veillez à ne pas trop entrer dans les détails (que vous pourrez faire figurer dans le compte-rendu) pour tenir au maximum le timing.
Dernier petit conseil : si vous craignez qu'un participant ne monopolise la parole et n'entraîne de facto un rallongement du temps de la réunion, n'hésitez pas à vous octroyer le rôle de "chef d'orchestre" en distribuant la parole entre vos différents collègues. Non seulement cela leur donnera l'occasion de s'exprimer et de devenir acteurs de la réunion, mais en plus, vous pourrez recentrer la discussion sur l'ordre du jour si vous la sentez dévier.
