Quelles formules de politesse utiliser dans un e-mail ?
On le sait, le monde de l'entreprise est ultra codifié. Entre le supérieur hiérarchique direct, le super boss, les collègues et les stagiaires, les rôles sont bien définis. Et pourtant, cette structuration à l'extrême ne rend pas forcément plus simple certaines tâches quotidiennes, comme l'envoi d'un simple e-mail. Si vous ne savez jamais à quel destinataire réserver le " Cordialement " et vous emmêlez régulièrement les pinceaux avec le " Bien à vous ", voici quelques conseils pour utiliser à bon escient les formules de politesse dans vos prochains e-mails.
Car, même dans les e-mails il est important de respecter les règles de bienséance pour ne pas vexer votre interlocuteur et passer pour un rustre. L'important est de bien identifier le destinataire de son e-mail.
>> Procrastination : 15 solutions concrètes pour arrêter de tout remettre au lendemain <<
Courrier vs e-mail : des formules de politesse différentes
Bien que moins solennel que la lettre adressée par courrier, l'e-mail ne doit en aucun cas être exempt des formules de politesse. Ne pas débuter son courrier électronique par une formule de salutations et l'achever sans une formule de courtoisie équivaut à quitter un rendez-vous professionnel sans serrer la main de son interlocuteur. Toutefois, politesse ne veut pas dire courbettes et l'e-mail présente l'avantage de rendre définitivement obsolètes les formules avec lesquelles nous achevons généralement nos courriers administratifs. Aussi, exit les " Je vous prie d'agréer, Madame, à l'expression de mes salutations distinguées " qui sont, à l'image du corps du texte de l'e-mail, remplacées par des formules de politesse plus courtes et plus modernes.
Le e-mail à un supérieur hiérarchique : proscrire le " Bonjour "
Lorsque vous adressez un e-mail à un chef d'entreprise, à votre cadre, ou tout simplement à une personne qui occupe une fonction hiérarchique supérieure à la vôtre, il est de mise de soigner ses formules de début et de fin de e-mail.
Aussi, essayez autant que possible d'éviter de commencer la rédaction de votre courrier par un simple " Bonjour ". Si cette formule n'a en soi rien d'impoli, elle relève davantage du langage parlé et ne s'utilise que dans les mails destinés à quelqu'un que vous connaissez bien.
Comme le précise le site Chef d'entreprise.com, de nombreuses personnes restent sensibles à des formules classiques telles que " Cher Monsieur ", " Chère Madame " ou, si vous connaissez le nom de famille de votre interlocuteur, " Monsieur Untel " et " Madame Unetelle ". Si en revanche vous ne connaissez pas son nom de famille, vous pouvez utiliser Monsieur ou Madame, suivi du titre de la personne (Monsieur le Président, Madame la Directrice).
Pour l'envoi d'un mail qui fait office de premier contact, ces formules sont conseillées car elles restent simples tout en étant courtoises et respectueuses.
Autre source de tracasserie infinie : la formule de fin d'e-mail. Là encore, réservez le " Bien à vous " à un destinataire proche. Si " cordialement " reste la formule consacrée, mieux vaut, lorsque vous adressez un courriel à un destinataire auquel vous souhaitez témoigner du respect, utiliser : " Respectueusement ", ou encore " Salutations respectueuses ".
Si vous connaissez peu votre interlocuteur, mais qu'il ne s'agit pas de votre premier échange, vous pouvez vous fendre d'un : " Sincères salutations " ou encore d'un " Cordiales salutations ".
Le mail à un subordonné : être avenant et respectueux
Adresser un e-mail à un subordonné peut également s'avérer problématique. Quelles formules de politesse utiliser pour se montrer à la fois courtois et respectueux ?
En formule d'ouverture, un " Bonjour ", suivi du prénom de votre interlocuteur est recommandé si vous travaillez directement avec lui. Si vous n'êtes amené à travailler à ses côtés que rarement, " Bonjour Monsieur/Madame ", suivi du nom de famille, peut aussi être utilisé.
En guise de formule finale, il est recommandé d'utiliser " Salutations distinguées " ou, plus formel, d'écrire " Considération distinguée. "
Le mail à un collègue de travail : s'autoriser des formules plus courantes
Il est toujours plus facile de rédiger un e-mail à un collègue avec lequel on travaille régulièrement, surtout lorsque vous entretenez avec celui-ci des relations professionnelles cordiales. Vous pouvez dans ce cas utiliser des formules de politesse moins formelles et plus courantes.
Pour débuter votre e-mail, selon votre degré d'affinités avec le destinataire, vous pouvez utiliser les formules d'appel : " Bonjour " suivi ou non du prénom. Si vous êtes très proche du collègue à qui l'e-mail est destiné, vous pouvez tenter les formules plus familières telles que " Hello ", " Salut " voire " Coucou ".
En fin d'e-mail, plusieurs formules sont préconisées. Vous pouvez vous fendre d'un courant " Cordialement " ou d'un " Bien cordialement ", plus chaleureux. La formule " Bien à vous " sous-entend un lien de sympathie avec votre interlocuteur. Veillez-donc à l'utiliser à bon escient. Enfin, plus familières mais tout aussi polies, les formules " Amicalement ", " Sincèrement " ou " À bientôt " ne sont pas à négliger dans ce genre de circonstances.
Le mail adressé à plusieurs destinataires : respect et sobriété
Pour compliquer encore davantage la tâche, l'e-mail peut, contrairement à la lettre papier, être adressé à plusieurs destinataires. Quelle formule de politesse alors privilégier ? Pour éviter les écueils, mieux vaut miser sur des formules consacrées et sobres.
" Bonjour " ou " Bonjour à tous " en début de mail peut très bien convenir, tout comme " Cordialement " à la fin de votre écrit.
Enfin, si vous participez à une discussion par e-mail, il n'est pas nécessaire de renouveler à chaque envoi les formules de politesse. Réservez-les à votre tout premier e-mail, car réitérer les formules tout au long de votre échange risque de fatiguer votre interlocuteur et rendre vos échanges pénibles. À bon entendeur...
VOIR AUSSI
Gestion du temps : comment gagner 8 heures par semaine
Gestion du temps : pour être efficace, prenez votre temps
Premier jour de boulot : la bonne tenue, mode d'emploi
Les erreurs à éviter dans vos emails
Comment rédiger le mail accompagnant le CV ?
